Banquet

Acara yang paling mewah di suatu hotel adalah Banquet.
disini saya akan menjelaskan beberapa macam pengertian Banquet diantranya:

1. Berdasarkan kamus pariwisata dan perhotelan, Pengertian Banquet adalah

suatu resepsi mewah yang diadakan di ruangan khusus dari hotel, dengan

menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.

2. Menurut  Putra (1998), Banquet merupakan  outlet Food and Beverage

Departement yang bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta

atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang

membuat pesanan ke hotel.

3. Menurut R Sukardi, Banquet adalah pelayanan khusus suatu jaminan atau

acara dimana pelayanan tersebut berbeda atau terpisah dengan pelayanan

yang ada di restaurant, coffee shop, atau grill room.

Awalnya hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus yang

mempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan melakukan

kegiatan perjamuan di hotel, ini dikarenakan ruangan pertemuan atau ruangan

rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang menguntungkan jika hotel

harus menyediakan ruangan besar, dengan peralatan dan pelayanan yang hanya

digunakan pada waktu tertentu.

Banquet dilatarbelakangi oleh kodrat manusia yang saling

berinteraksi yang pada masa dahulu kaum perancis, keluarga maupun kerabat

kaisar, sering kali menyelenggarakan acara berkumpul sambil makan enak

diantara kelompoknya masing-masing. Mereka mengundang para relasinya untuk

berkumpul bersama-sama dengan makanan yang tersedia.

Banquet merupakan sarana yang tidak  jauh berbeda dengan restoran baik

perlengkapan, peralatan serta tata saji yang disuguhkan, hanya saja Banquet tidak

menyediakan sajian secara permanen seperi restoran, melainkan diselenggarakan

setelah  adanya pihak pemesanan yang akan menyelenggarakan berbagai bentuk

jaminan. Pelayanan pada Banquet dimulai  sejak pelanggan memesan tempat

hingga akhir acara, kesepakatan tersebut meliputi:

• Hari / tanggal dan jam pelaksanaan acara

• Jumlah peserta yang hadir

• Macam-macam acara yang diinginkan pelanggan.

• Tahapan penyelenggaraan acara

• Tata ruang

• Jenis pelayanan

• Fasilitas lain yang dinginkan

• Sistem pelayanan

Bentuk-bentuk jamuan yang diselenggarakan di hotel ditinjau dari beberapa

sudut:

1 Berdasarkan Bentuk dan Sudut

a. Jamuan Formal (Jamuan tidak resmi)

Jamuan yang dalam pelaksanaanya tidak memiliki acara-acara yang bersifat

protokoler, tetapi lebih dititik beratkan untuk meningkatkan hubungan

kekeluargaan, peningkatan prestise, dan tujuan kehidupan sosialnya.

b. Sit down dinner

Jamuan ini menyediakan makanan lengkap serta minuman, untuk pesta yang

eksklusif disediakan anggur untuk setiap jenis makanan. Tamu duduk di kursi

menghadap meja makan dengan bentuk yang bermacam-macam. Pelayanan

disesuaikan dengan menu dan tujuan jamuannya, seperi  American service,

Russian service, maupun French service.

c. Buffet Party

Jamuan ini tamu duduk di kursi dan menghadap meja makan, namun

hidangan dipajangkan diatas meja buffet. Tamu akan mengambil sendiri makanan

Uraian Penyelenggaraan Banquet

Penanganan dalam pelayanan banquet di mulai sejak pelanggan dan petugas

Banquet pertama kali bertemu hingga pada akhir penyelenggaraan pesta, termasuk

pula penyelesaian pembayaran. Proses tersebut dibagi atas beberapa tahap yaitu:

1 Sebelum Penyelenggaran

1. Pada saat penawaran dan permintaan suatu event, pihak  Banquet

menawarkan berbagai produk pelayanan dengan berbagai fasilitas

disertai rincian biayanya. Pihak pelanggan akan memilih produk yang

ditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.

2. Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan, dalam hal ini

pihak diwakili oleh  Banquet sales dan representative atau  Banquet

manager. Sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia

pelaksana. Pendekatan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang

nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang melibatkan

berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak

pelanggan.

3. Menandatangani surat perjanjian setelah dicapai kesepakatan bersama,

kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian berisi hak dan

kewajiban masing-masing pihak.

4. Memelihara kesepakatan dengan komunikasi, mulai dari saat

penandatangani perjanjian sampai dengan hari acara berlangsung,

biasanya terbentang waktu yang cukup lama selama waktu tersebut,

kedua belah pihak saling berkomunikasi beberapa kali ada penambahan

2 Saat Pelaksanaan Acara

Tahap ini merupakan saat yang dinantikan oleh pelanggan atas dasar

kesepakatan yang telah dibuat bersama. Pelaksanaan ini bukannya tanpa kendala,

misalnya jika ada perubahan yang mungkin timbul dari pihak pelanggan. Jika

perubahan tersebut sifatnya tidak prinsipal mungkin tidak menjadi masalah, akan

tetapi jika tejadi sebaliknya maka akan menjadi masalah yang mengganggu.

Karena itu perjanjian sebagai dasar kesepakatan bisa dijadikan pedoman dalam

setiap penyelesaian masalah yang mungkin terjadi. Urutan tahapan ini adalah

sebagai berikut:

a. Preperation (Persiapan menjelang pelaksanaa)

b. service (pada saat acara berlangsung)

c.  Clear up (begitu acara selesai segera dibersihkan dan dirapikan kembali

seperti semula)

3 Tahapan Setelah Selesai Acara

Setelah acara selesai, sejumlah rekening harus deselesaikan oleh pihak

pelanggan, penyelesaiannya dapat dalam bentuk pembayaran kantor, trasnsfer

bank, dan credit card. Tahap ini merupakan saat yang tepat bagi Banquet untuk

menerima segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk menerima

segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk perbaikan dan

peningkatan mutu pelayanan dan produk. Ini juga merupakan kesempatan yang

baik untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan terpilihnya tempat

penyelenggaan sekaligus mengingatkan pelanggan.

2.Organisasi Banquet

Organisasi  Banquet memilki sistem operasional yang diberikan kepada

orang-orang yang menghadiri jamuan-jamuan atau pesta-pesta. Banquet dipimpin

oleh seorang  Banquet Manager, dibantu oleh seorang wakil yang disebut

Assistant Banquet  Manager  di bawahnya terdapat dua posisi jabatan yaitu

penenganan makanan dan minuman.

Untuk penanganan makanan dipimpin oleh seorang  Head Waiter, yang

bertugas memimpin pelayanan Banquet secara langsung, kemudian dibawahnya

ada  captain yang bertugas melaksanakan instruksi dari  Head Waiter dan

bertanggung jawab atas kelancaran operasi pada area pelayanan yang dipimpin.

Captain membawahi beberapa waiter/ess yang bertugas melaksanakan pelayanan

langsung kepada tamu.

Dalam penenganan minuman dipimpin oleh seorang  head bartender yang

bertugas mengawasi secara langsung kegiatan bar, dalam hal pengolahan

penyajian dan kelengkapan stock minuman.  Head bartender membawahi

bartender yang tugas utamanya adalah mengolah minuman, sedangkan untuk

penyajiannya dilakukan oleh  waiter/ess. Dibawah posisi bartender terdapat

someliar yang bertugas khusus menyajikan anggur dan setelah itu  barboy/girl

yang membantu pelayanan seperti clear up gelas, botol minuman, dan lain-lain.

Berikut ini sketsa dari organisasi pada hotel berklasifikasi bintang Empat

BANQUET MANAGER

ASS.BANQUET MANAGER

HEAD WAITER

CAPTAIN

WAITER/ESS

BUSBOY/GIRL

HEAD BARTENDER

BARTENDER

SOMILIER

BARBOY/GIRL

4 Tugas dan Tanggung Jawab Banquet

Dalam organisasi Banquet dalam melaksanakan segala tugas dan kegiatan

operasionalnya dipimpin oleh seorang  Banquet Manager  yang membawahi

Assistant manager, Secretary, Banquet Head Waiter, Banquet Bush Boy.

Berikut ini dijelaskan tugas kerja serta tanggung jawab dari masing-masing

jabatan, yakni:

a. Banquet Manager:

1. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.

2. Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta memberikan

pembinaan secara rutin agar pelayanan di banquet selalu memuaskan tamu.

3. Harus selalu erat hubungannya dengan  F & B Manager,Public Relation

manager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief Engineering, Sous

Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive Housekeeper.

4. Melaksanakan tugas-tugas administrasi.

5. Memeriksa kesiapan tugas dan seluruh bawahannya.

6. Harus memperhatikan dan mendengarkan keluhan-keluhan tamu serta

menyelesaikan masalah  yang harus dipecahkan.

7. Mengawasi operasional banquet sampai selesai.

b. Assistant Manager

Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari  Banquet Manager dalam

menangani tugasnya sehari-hari juga memikul tanggung jawab dari Banquet

Manager apabila berhalangan datang. Memberikan  briefing  serta pengawasan

selama berlangsungnya acara.

c. Secretary

1. Membantu tugas-tugas  Banquet manager dalam menengani pemasukan

dan pembalasan surat.

2. Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun

laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan

saran-saran dari tamu yang ada.

3. Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet

Manager, terutama yang menggunakan telepon.

d. Banquet Supervisor:

1. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai dari menyiapkan kebutuhan Acara

sampai pelayanan kepada tamu.

2. Selain itu bekerja sama dengan bagian  kitchen, bar, ataupun bagianbagian lain demi terciptanya suasana kerja yang baik.

3. Menangani segala keluhan dari tamu  atau  permintaan yang dibutuhkan

tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada.

4. Membantu  Banquet Manager jika mengalami kesulitan.

5. Bertanggung jawab kepada Banquet Manager atas segala kegiatan yang

ada di Banquet serta mengawasi cara kerja semua bawahannya  selama

function berlangsung.

e. Banquet Captain

1. Bertanggung  jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operasional

banquet.

2. Mengkoordinir para waiter.

3. Membuat  time schedule juga pembagian tugas sesuai jabatan masingmasing.

4. Menggambarkan suasana ruangan, meja, kursi, meja  buffet, mini garden,

juga mengontrol dekorasi.

5. Mengontrol semua persiapan sebelum acara dimulai.

6. Memimpin briefing sebelum acara dimulai.

7. Menyambut tamu yang akan datang sebelum menyerahkan lebih lanjut

kepada waiter.

8. Membuat laporan harian.

9. Melaporkan hasil kegiatan kepada  supervisior dan banquet maneger

tentang hal-hal yang di anggap pincang di dalam operasional kerja.

f. Banquet Waiter

1. Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan oleh banquet captain.

2. Bertanggung  jawab terhadap area yang merupakan bagian tugasnya,

misalnya kebersihan dan kerapian.

3. Memeriksa semua kelengkapan peralatan yang dibutuhkan untuk

keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, napkin, peralatan makan

dan minum dan lain-lain.

4. Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan

ruangan.

g. Banquet Head Waiter

1. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operation

banquet.

2. Mengkoordinir para waiter dan daily worker

3. Membuat “Time Schedule”  juga pembagian tugas sesuai dengan jabatan

masing-masing.

4. Menggambarkan susunan meja kursi, meja buffet, mini garden juga

mengontrol dekorasi ruangan serta menyiapkan kartu menu dan namanama untuk dipasang di meja.

5. Mengontrol semua persipan sebelum peralatan tersebut dipasang di meja.

6. Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai

7. Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambah sarana penunjang

atau peralatan-peralatan yang diganti.

h. Banquet Bush boy

Untuk tugas-tugas Bush boy  umumnya adalah membantu dari pada tugastugas yang harus dikerjakan oleh  waiter, karena itu  waiter harus selalu

membimbing dan mengarahkan serta memberi contoh yang baik, juga sabar dan

teliti terhadap  bush boy. Demikian diharapkan kelak kemudian hari, merekapun

dapat memberikan teladan yang baik pada karyawan dan bush boy yang baru, juga

mungkin sebagai modal utama apabila menjadi atasan.