Fungsi & Peranan Front Office

-

Hampir semua kegiatan yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam operasi sebuah hotel diantaranya adalah :
  • Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
  • Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk hotel  seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
  • Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
  • Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
  • Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
  • Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
  • Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu hotel.
  • Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator),  front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front Office.

 FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT

Menjual Akomodasi Hotel
  1.  
  2. Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
  3.  
  4. Melayani pemesanan kamar
  5.  
  6. Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
  7.  
  8. Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
  9.  
  10. Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
  11.  
  12. Menangani fasilitas komunikasi
  13.  
  14. Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
  15.  
  16. Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
  17.  
  18. Melayani penitipan barang-barang berharga
  19.  
  20. Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel
  21.  

Popular posts from this blog

Istilah-Istilah Dalam Bertelepon

-
    Selain harus mempunyai keterampilan berkomunikasi, seorang Operator Telepon juga harus memiliki pengetahuan istilah dalam bertelepon. Istilah-istilah tersebut antara lain: 1.Long Distance Calls Permintaan percakapan telepon ke kota lain dalam satu pulau atau satu negara (sering disebut juga hubungan interlokal). 2.Collect Call Permintaan percakapan telepon yang diminta seseorang dimana pembayaran pulsanya dibebankan kepada penerima telepon atau kepada nomor telepon yang dituju. 3.International Direct Dial Calls (IDD Calls) Permintaan percakapan telepon jarak jauh antar Negara (dari satu Negara ke Negara lain) dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara, dan nomor regional Negara yang ditujuHubungan ini biasanya dilakukan melalui operator telepon. Hubungan ini disebut pula sebagai hubungan internasional atau overseas call. 4.City Call (Hubungan Lokal) Pembicaraan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota. 5.Extension/Interline
Read more

Teori Marketing Perhotelan

-
Marketing (pemasaran) hotel itu selalu terdiri dari beberapa aktivitas yang bertujuan untuk menarik calon pelanggan dengan memberi motivasi agar tertarik untuk membeli produk dan jasa pelayanan hotel. Pada dasarnya produk dan jasa pelayanan hotel mulai dinikmati tamu pada saat melakukan check-in dan registrasi. Selanjutnya ketika tamu tinggal dan menginap di kamar, makan dan minum, menikmati hiburan di pub sampai check-out merupakan bagian dari produk hotel. Denney G. Ritherford dari Washington dari Washington State University dalam bukunya “Hotel Management and Operation” mengatakan pemasaran hotel adalah aktivitas yang menggunakan strategi dan taktik, yang direncanakan sedemikian rupa untuk menyampaikan ‘cerita’ tentang pelayanan yang dapat diberikan suatu hotel dengan, memberikan rangsangan yang bergairah pada tamu untuk mau memilih pesan yang disampaikan hotel untuk dibandingkan dengan pilihan yang lain dari hotel pesaing. Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Drs. H. Oe
Read more

Strategi Dan Perencanaan Pemasaran

-
Dalam dunia industri   jasa saat ini, penting sekali untuk sebuah properti  hotel  meningkatkan pembagian pasarnya (market share) dan keuntungannya (profit). penjualan dan pemasaran, keduanya sangat penting apabila sebuah properti hotel ingin berkompetisi  secara efektif dalam pasar industri jasa. Pemasaran mencari tahu kebutuhan pasar,mengidentifikasi  produk dan  pelayanan yang dapat memuaskan kebutuhan tersebut, menyusun strategi  penjualan dan teknik adpertensi untuk mencapai pelanggan. Menjual tanpa  menggunakan pemasaran maka kita dengan mudah akan terjerumus untuk  menjual kepasar yang salah sehingga akan merugikan properti hotel tersebut.  Karena itu sangat penting untuk memahami peran dari sebuah perenencanaan pemasaran (marketing   plan). Perencanaan pemasaran (marketing plan) berfungsi untuk: 1. Memaksa pimpinan bagian penjualan dan pemasaran untuk berfikir kedepan dan menggunakan segala sumber daya yang  ada pada properti hotel tersebut 2. 
Read more