Banquet
Acara yang paling mewah di suatu hotel adalah Banquet.
disini saya akan menjelaskan beberapa macam pengertian Banquet diantranya:
Bentuk-bentuk jamuan yang diselenggarakan di hotel ditinjau dari beberapa
Uraian Penyelenggaraan Banquet
2 Saat Pelaksanaan Acara
3 Tahapan Setelah Selesai Acara
disini saya akan menjelaskan beberapa macam pengertian Banquet diantranya:
1. Berdasarkan kamus pariwisata dan perhotelan, Pengertian
Banquet adalah
suatu resepsi mewah yang diadakan di ruangan khusus dari
hotel, dengan
menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.
2. Menurut Putra
(1998), Banquet merupakan outlet Food
and Beverage
Departement yang bertugas untuk menangani segala macam
kegiatan pesta
atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau
pihak lain yang
membuat pesanan ke hotel.
3. Menurut R Sukardi, Banquet adalah pelayanan khusus suatu
jaminan atau
acara dimana pelayanan tersebut berbeda atau terpisah dengan
pelayanan
yang ada di restaurant, coffee shop, atau grill room.
Awalnya hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus
yang
mempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan
melakukan
kegiatan perjamuan di hotel, ini dikarenakan ruangan
pertemuan atau ruangan
rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang
menguntungkan jika hotel
harus menyediakan ruangan besar, dengan peralatan dan
pelayanan yang hanya
digunakan pada waktu tertentu.
Banquet dilatarbelakangi oleh kodrat manusia
yang saling
berinteraksi yang pada masa dahulu kaum perancis, keluarga
maupun kerabat
kaisar, sering kali menyelenggarakan acara berkumpul sambil
makan enak
diantara kelompoknya masing-masing. Mereka mengundang para
relasinya untuk
berkumpul bersama-sama dengan makanan yang tersedia.
Banquet merupakan sarana yang tidak jauh berbeda dengan restoran baik
perlengkapan, peralatan serta tata saji yang disuguhkan,
hanya saja Banquet tidak
menyediakan sajian secara permanen seperi restoran,
melainkan diselenggarakan
setelah adanya pihak
pemesanan yang akan menyelenggarakan berbagai bentuk
jaminan. Pelayanan pada Banquet dimulai sejak pelanggan memesan tempat
hingga akhir acara, kesepakatan tersebut meliputi:
• Hari / tanggal dan jam pelaksanaan acara
• Jumlah peserta yang hadir
• Macam-macam acara yang diinginkan pelanggan.
• Tahapan penyelenggaraan acara
• Tata ruang
• Jenis pelayanan
• Fasilitas lain yang dinginkan
• Sistem pelayanan
Bentuk-bentuk jamuan yang diselenggarakan di hotel ditinjau dari beberapa
sudut:
1 Berdasarkan Bentuk dan Sudut
a. Jamuan Formal (Jamuan tidak resmi)
Jamuan yang dalam pelaksanaanya tidak memiliki acara-acara
yang bersifat
protokoler, tetapi lebih dititik beratkan untuk meningkatkan
hubungan
kekeluargaan, peningkatan prestise, dan tujuan kehidupan
sosialnya.
b. Sit down dinner
Jamuan ini menyediakan makanan lengkap serta minuman, untuk
pesta yang
eksklusif disediakan anggur untuk setiap jenis makanan. Tamu
duduk di kursi
menghadap meja makan dengan bentuk yang bermacam-macam.
Pelayanan
disesuaikan dengan menu dan tujuan jamuannya, seperi American service,
Russian service, maupun French service.
c. Buffet Party
Jamuan ini tamu duduk di kursi dan menghadap meja makan,
namun
hidangan dipajangkan diatas meja buffet. Tamu akan mengambil
sendiri makanan
Uraian Penyelenggaraan Banquet
Penanganan dalam pelayanan banquet di mulai sejak pelanggan
dan petugas
Banquet pertama kali bertemu hingga pada akhir
penyelenggaraan pesta, termasuk
pula penyelesaian pembayaran. Proses tersebut dibagi atas
beberapa tahap yaitu:
1 Sebelum Penyelenggaran
1. Pada saat penawaran dan permintaan suatu event,
pihak Banquet
menawarkan berbagai produk pelayanan dengan berbagai
fasilitas
disertai rincian biayanya. Pihak pelanggan akan memilih
produk yang
ditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.
2. Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan,
dalam hal ini
pihak diwakili oleh
Banquet sales dan representative atau
Banquet
manager. Sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau
panitia
pelaksana. Pendekatan ini dilakukan untuk mencapai
kesepakatan yang
nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang
melibatkan
berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun
dari pihak
pelanggan.
3. Menandatangani surat perjanjian setelah dicapai
kesepakatan bersama,
kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian berisi hak
dan
kewajiban masing-masing pihak.
4. Memelihara kesepakatan dengan
komunikasi, mulai dari saat
penandatangani perjanjian sampai dengan hari acara
berlangsung,
biasanya terbentang waktu yang cukup lama selama waktu
tersebut,
kedua belah pihak saling berkomunikasi beberapa kali ada
penambahan
2 Saat Pelaksanaan Acara
Tahap ini merupakan saat yang dinantikan oleh pelanggan atas
dasar
kesepakatan yang telah dibuat bersama. Pelaksanaan ini
bukannya tanpa kendala,
misalnya jika ada perubahan yang mungkin timbul dari pihak
pelanggan. Jika
perubahan tersebut sifatnya tidak prinsipal mungkin tidak
menjadi masalah, akan
tetapi jika tejadi sebaliknya maka akan menjadi masalah yang
mengganggu.
Karena itu perjanjian sebagai dasar kesepakatan bisa
dijadikan pedoman dalam
setiap penyelesaian masalah yang mungkin terjadi. Urutan
tahapan ini adalah
sebagai berikut:
a. Preperation (Persiapan menjelang pelaksanaa)
b. service (pada saat acara berlangsung)
c. Clear up (begitu
acara selesai segera dibersihkan dan dirapikan kembali
seperti semula)
3 Tahapan Setelah Selesai Acara
Setelah acara selesai, sejumlah rekening harus deselesaikan
oleh pihak
pelanggan, penyelesaiannya dapat dalam bentuk pembayaran
kantor, trasnsfer
bank, dan credit card. Tahap ini merupakan saat yang tepat
bagi Banquet untuk
menerima segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan
untuk menerima
segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk
perbaikan dan
peningkatan mutu pelayanan dan produk. Ini juga merupakan
kesempatan yang
baik untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan terpilihnya
tempat
penyelenggaan sekaligus mengingatkan pelanggan.
2.Organisasi Banquet
Organisasi Banquet memilki
sistem operasional yang diberikan kepada
orang-orang yang menghadiri jamuan-jamuan atau pesta-pesta.
Banquet dipimpin
oleh seorang Banquet
Manager, dibantu oleh seorang wakil yang disebut
Assistant Banquet
Manager di bawahnya terdapat dua
posisi jabatan yaitu
penenganan makanan dan minuman.
Untuk penanganan makanan dipimpin oleh seorang Head Waiter, yang
bertugas memimpin pelayanan Banquet secara langsung,
kemudian dibawahnya
ada captain yang
bertugas melaksanakan instruksi dari
Head Waiter dan
bertanggung jawab atas kelancaran operasi pada area
pelayanan yang dipimpin.
Captain membawahi beberapa waiter/ess yang bertugas
melaksanakan pelayanan
langsung kepada tamu.
Dalam penenganan minuman dipimpin
oleh seorang head bartender yang
bertugas mengawasi secara langsung kegiatan bar, dalam hal
pengolahan
penyajian dan kelengkapan stock minuman. Head bartender membawahi
bartender yang tugas utamanya adalah mengolah minuman,
sedangkan untuk
penyajiannya dilakukan oleh
waiter/ess. Dibawah posisi bartender terdapat
someliar yang bertugas khusus menyajikan anggur dan setelah
itu barboy/girl
yang membantu pelayanan seperti clear up gelas, botol
minuman, dan lain-lain.
Berikut ini sketsa dari organisasi pada hotel berklasifikasi
bintang Empat
BANQUET MANAGER
ASS.BANQUET MANAGER
HEAD WAITER
CAPTAIN
WAITER/ESS
BUSBOY/GIRL
HEAD BARTENDER
BARTENDER
SOMILIER
BARBOY/GIRL
4 Tugas dan Tanggung Jawab
Banquet
Dalam organisasi Banquet dalam melaksanakan segala tugas dan
kegiatan
operasionalnya dipimpin oleh seorang Banquet Manager yang membawahi
Assistant manager, Secretary, Banquet Head Waiter, Banquet
Bush Boy.
Berikut ini dijelaskan tugas kerja serta tanggung jawab dari
masing-masing
jabatan, yakni:
a. Banquet Manager:
1. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.
2. Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta
memberikan
pembinaan secara rutin agar pelayanan di banquet selalu
memuaskan tamu.
3. Harus selalu erat hubungannya dengan F & B Manager,Public Relation
manager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief
Engineering, Sous
Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive
Housekeeper.
4. Melaksanakan tugas-tugas administrasi.
5. Memeriksa kesiapan tugas dan seluruh bawahannya.
6. Harus memperhatikan dan mendengarkan keluhan-keluhan tamu
serta
menyelesaikan masalah
yang harus dipecahkan.
7. Mengawasi operasional banquet sampai selesai.
b. Assistant Manager
Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari Banquet Manager dalam
menangani tugasnya sehari-hari juga memikul tanggung jawab
dari Banquet
Manager apabila berhalangan
datang. Memberikan briefing serta pengawasan
selama berlangsungnya acara.
c. Secretary
1. Membantu tugas-tugas
Banquet manager dalam menengani pemasukan
dan pembalasan surat.
2. Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat
maupun
laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk
pengaduan-pengaduan dan
saran-saran dari tamu yang ada.
3. Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu
dengan Banquet
Manager, terutama yang menggunakan telepon.
d. Banquet Supervisor:
1. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai dari menyiapkan
kebutuhan Acara
sampai pelayanan kepada tamu.
2. Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar, ataupun bagianbagian lain demi
terciptanya suasana kerja yang baik.
3. Menangani segala keluhan dari tamu atau
permintaan yang dibutuhkan
tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada.
4. Membantu Banquet
Manager jika mengalami kesulitan.
5. Bertanggung jawab kepada Banquet Manager atas segala
kegiatan yang
ada di Banquet serta mengawasi cara kerja semua
bawahannya selama
function berlangsung.
e. Banquet Captain
1. Bertanggung jawab
mengenai keadaan yang terjadi pada operasional
banquet.
2. Mengkoordinir para waiter.
3. Membuat time
schedule juga pembagian tugas sesuai jabatan masingmasing.
4. Menggambarkan suasana ruangan, meja, kursi, meja buffet, mini garden,
juga mengontrol dekorasi.
5. Mengontrol semua persiapan sebelum acara dimulai.
6. Memimpin briefing sebelum acara dimulai.
7. Menyambut tamu yang akan datang sebelum menyerahkan lebih
lanjut
kepada waiter.
8. Membuat laporan harian.
9. Melaporkan hasil kegiatan kepada supervisior dan banquet maneger
tentang hal-hal yang di anggap pincang di dalam operasional
kerja.
f. Banquet Waiter
1. Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan oleh banquet
captain.
2. Bertanggung jawab
terhadap area yang merupakan bagian tugasnya,
misalnya kebersihan dan kerapian.
3. Memeriksa semua kelengkapan peralatan yang dibutuhkan
untuk
keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, napkin,
peralatan makan
dan minum dan lain-lain.
4. Mengatur ruangan kembali dengan
sempurna setelah tamu meninggalkan
ruangan.
g. Banquet Head Waiter
1. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada
operation
banquet.
2. Mengkoordinir para waiter dan daily worker
3. Membuat “Time Schedule”
juga pembagian tugas sesuai dengan jabatan
masing-masing.
4. Menggambarkan susunan meja kursi, meja buffet, mini
garden juga
mengontrol dekorasi ruangan serta menyiapkan kartu menu dan
namanama untuk dipasang di meja.
5. Mengontrol semua persipan sebelum peralatan tersebut
dipasang di meja.
6. Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai
7. Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambah sarana
penunjang
atau peralatan-peralatan yang diganti.
h. Banquet Bush boy
Untuk tugas-tugas Bush boy
umumnya adalah membantu dari pada tugastugas yang harus dikerjakan
oleh waiter, karena itu waiter harus selalu
membimbing dan mengarahkan serta memberi contoh yang baik,
juga sabar dan
teliti terhadap bush
boy. Demikian diharapkan kelak kemudian hari, merekapun
dapat memberikan teladan yang baik pada karyawan dan bush
boy yang baru, juga
mungkin sebagai modal utama apabila menjadi atasan.